Переход с Gmail на корпоративную почту: пошаговое руководство

Многие компании начинают с бесплатных адресов Gmail. Основатель пользуется личным аккаунтом, для первого сотрудника заводится новый, для бухгалтерии — ещё один. Вскоре вся переписка компании, коммерческие предложения и отношения с клиентами оказываются разбросаны по личным аккаунтам. Пока компания небольшая, это работает, но по мере роста создаёт проблемы с доверием, контролем и непрерывностью бизнеса.

В этой статье мы расскажем, почему стоит перейти с Gmail на корпоративную почту, как спланировать переход и как шаг за шагом перенести всё в новую систему, не потеряв ни одного письма.

Почему корпоративная почта, а не Gmail?

Доверие и профессиональный имидж

Коммерческое предложение, пришедшее с адреса sales@companyname.com, а не companyname.sales@gmail.com, с первой секунды говорит получателю, что он имеет дело с солидной компанией. Кроме того, письма с вашего собственного домена сложнее подделать с помощью похожих аккаунтов — особенно если правильно настроены SPF, DKIM и DMARC.

Аккаунты принадлежат компании

Бесплатный аккаунт Gmail принадлежит тому, кто его создал. У компании нет над ним административного контроля. При корпоративной почте каждый почтовый ящик находится на домене компании, а создаётся, блокируется и сбрасывается через её собственную панель администратора.

Контроль при уходе сотрудников

Когда сотрудник увольняется, его аккаунт Gmail уходит вместе с ним. Переписка с клиентами, данные поставщиков и даже письма для сброса паролей к другим сервисам, открытым на имя компании, остаются привязаны к этому аккаунту. С корпоративной почтой вы можете заморозить ящик уходящего сотрудника, перенаправить его почту руководителю или отправить её в архив.

KVKK и местоположение данных

Корпоративная почта содержит персональные данные клиентов, сотрудников и поставщиков. Согласно закону Турции о защите персональных данных (KVKK), важно, кто контролирует эти данные, где они хранятся и кому передаются. Когда переписка разбросана по личным аккаунтам, компания как оператор данных почти не может её контролировать. Сервис корпоративной почты, хранящий данные в дата-центрах в Турции, также упрощает вопросы трансграничной передачи. Обязательно уточните свою конкретную ситуацию у юриста.

Планирование перед переходом

Восемьдесят процентов успешной миграции — это планирование. Прежде чем начать, ответьте на следующие вопросы:

1. Есть ли у вас домен? Если нет, зарегистрируйте домен, соответствующий названию компании. Если есть, выясните, кто управляет его DNS, и убедитесь, что вход в панель работает.
2. Сколько почтовых ящиков вам нужно? Помимо личных ящиков для каждого сотрудника, перечислите общие адреса, например info@, accounting@ или support@. Некоторые из них могут быть переадресациями или псевдонимами, а не отдельными ящиками.
3. Какой объём данных нужно перенести? Запишите, сколько места занимает каждый аккаунт Gmail. От этого зависит, какой тарифный план подойдёт и сколько времени займёт миграция.
4. Что именно переносится? Только почта или ещё контакты и календари? Файлы Google Диска не входят в миграцию почты — их перенос нужно планировать отдельно.
5. Какие устройства используются? Телефоны, Outlook, Thunderbird или только браузер. В день переключения каждое устройство придётся перенастроить.

Если свести этот список в простую таблицу, вам будет гораздо проще общаться с провайдером и отслеживать, кто и что делает в день переключения.

Выбор подходящего тарифа

Не каждому сотруднику нужен одинаковый объём ящика. В компании, где выездной команде хватает нескольких GB, ящикам отдела продаж и бухгалтерии, за годы накопившим вложения, может понадобиться гораздо больше места. Поэтому возможность выбирать тариф для каждого ящика отдельно напрямую снижает ваши расходы.

Тарифы корпоративной почты CloudRUX, за пользователя в месяц, без НДС:

• Eko (5 GB): 1.19 USD
• Pro (10 GB): 1.79 USD
• Mega (25 GB): 2.79 USD
• Ultra (50 GB): 3.79 USD

Настройка и перенос существующей почты — бесплатно. Для малого бизнеса, которому нужны почта, резервное копирование и безопасность в одном пакете, наши пакеты для малого и среднего бизнеса начинаются с пакета Başlangıç за 9.90 USD в месяц; пакет Ofis стоит 59 USD, а пакет Güvenli Ofis — от 129 USD.

Когда менять записи DNS и MX

MX-запись вашего домена определяет, какой сервер принимает вашу почту. Критический момент любой миграции — изменение этой записи так, чтобы она указывала на нового провайдера.

Если домен новый

Если на ваш домен ещё никогда не приходила почта, всё просто: вы сразу вносите записи MX, SPF, DKIM и DMARC, и риска перебоев нет. Письма, отправленные на ваши адреса Gmail, продолжают приходить туда, а вы пересылаете их в новые ящики.

Если домен уже пересылает почту на Gmail

Некоторые компании используют бесплатную переадресацию регистратора, чтобы направлять info@companyname.com на Gmail. В этом случае меняйте MX-запись осторожно:

• Как минимум за 24–48 часов до переезда уменьшите TTL MX-записи (например, до 300 секунд), чтобы изменение распространилось гораздо быстрее.
• Создайте новые ящики до изменения MX-записи, чтобы первому входящему письму было куда прийти.
• Меняйте MX в самое спокойное время — лучше всего вечером или в выходные.
• Некоторые серверы могут ещё несколько часов после изменения хранить старую запись в кэше. Не отключайте старую переадресацию сразу.

Вместе с MX-записью обновите запись SPF. Добавьте DKIM-ключ, который выдаст новый провайдер, и начните с записи DMARC в режиме мониторинга. Эти три записи необходимы, чтобы ваши письма не попадали в спам у получателей.

Перенос почты по IMAP

Самый надёжный способ перенести старые письма из Gmail в новый ящик — копирование «из ящика в ящик» по IMAP. Письма переносятся с сохранением структуры папок, статуса прочтения и дат.

1. Проверьте доступ по IMAP в Gmail. Убедитесь, что IMAP включён в настройках.
2. Выберите безопасный способ доступа. Google ограничивает доступ по IMAP с обычным паролем. Вам нужно включить двухэтапную аутентификацию и создать пароль приложения либо воспользоваться в инструменте миграции входом через аккаунт Google.
3. Учтите, что ярлыки станут папками. По IMAP каждый ярлык Gmail отображается как папка. Письмо с несколькими ярлыками может скопироваться в несколько папок. Если исключить из миграции папку «Вся почта», большинства дубликатов удастся избежать.
4. Сначала перенесите историю, затем — изменения. За несколько дней до переключения скопируйте основной массив старой почты. В день переключения запустите повторную синхронизацию, которая перенесёт только новые письма.

В CloudRUX эту миграцию выполняют наши инженеры. От вас требуется лишь безопасно передать данные доступа и согласовать с нами время переключения.

Перенос контактов и календарей

Почта переносится по IMAP, а для контактов и календарей нужен другой путь:

• Контакты: экспортируйте их из Google Контактов в формате vCard или CSV, затем импортируйте в новую веб-почту или почтовый клиент.
• Календарь: экспортируйте календари в настройках Google Календаря в виде файлов ICS и импортируйте их в новый календарь. После импорта внимательно проверьте общие календари и повторяющиеся встречи.
• Подписи и фильтры: они не переносятся автоматически. Сделайте скриншоты важных фильтров и создайте их заново в новой системе.

Чек-лист на день переключения

1. Убедитесь, что все новые ящики созданы, а пароли переданы пользователям по защищённому каналу.
2. Обновите записи MX, SPF, DKIM и DMARC.
3. Запустите синхронизацию изменений.
4. Добавьте новый аккаунт на телефон и компьютер каждого пользователя; старый аккаунт Gmail пока не удаляйте.
5. Отправьте тестовое письмо на внешний адрес, а также отправьте письма извне на новые ящики, чтобы убедиться, что доставка работает.
6. Настройте автоматическую переадресацию с аккаунтов Gmail на новые адреса и добавьте короткий автоответ, сообщающий контактам о смене адреса.

После миграции

Завершение миграции не означает, что работа закончена. В течение следующих недель следите за этими моментами:

• Обновление адресов: обновите адреса электронной почты на сайте, визитках, в системе электронных счетов-фактур, в банке, государственных органах и у поставщиков.
• Служебные аккаунты: переведите аккаунты доменов, бухгалтерских программ, социальных платформ и ПО, открытые на адреса Gmail, на корпоративные адреса. Иначе письма для сброса пароля будут по-прежнему приходить на старые аккаунты.
• Отчёты DMARC: несколько недель следите за отчётами и, если другие системы отправляют почту от вашего имени (программа выставления счетов, CRM, формы на сайте), добавьте их в SPF и DKIM.
• Резервное копирование: почта — это тоже данные. Убедитесь, что почтовые ящики регулярно резервируются, в идеале по правилу 3-2-1.
• Закрытие старых аккаунтов: сохраняйте переадресацию несколько месяцев, а затем закройте старые аккаунты, убедившись, что их данные перенесены.

Часто задаваемые вопросы

Не потеряю ли я письма во время миграции?

При правильно спланированной миграции — нет. Новые ящики готовы до изменения MX, старая почта копируется заранее, а в день переключения переносятся только изменения. Поскольку старый аккаунт Gmail ещё какое-то время остаётся открытым, всё, что придёт туда во время переключения, будет перехвачено переадресацией.

Мы привыкли к интерфейсу Gmail. Что изменится?

Вы можете продолжать работать в браузере через веб-почту либо пользоваться Outlook или встроенным почтовым приложением телефона. Основные действия — отправка, сортировка и поиск — покажутся вам привычными.

Сколько времени занимает миграция?

Это зависит от количества ящиков и общего объёма данных. Для офиса из нескольких человек подготовка и миграция обычно завершаются за несколько дней. Первичное копирование больших ящиков может занять больше времени, но оно идёт в фоновом режиме и не мешает вашей работе.

Могут ли некоторые сотрудники продолжать пользоваться Gmail?

Технически да, но мы этого не рекомендуем. Если часть переписки компании останется вне вашего контроля, это подорвёт доверие и контроль — то, ради чего и затевался переход.

Корпоративная почта CloudRUX

Купить инфраструктуру может любой; отличие CloudRUX в том, что вы общаетесь напрямую с инженерами, которые обслуживают вашу почту. Наша команда, говорящая на русском и турецком языках, берёт на себя настройку и переход с Gmail, ваши данные хранятся в дата-центрах в Турции, а счёт каждый месяц фиксированный. Тарифы — на странице корпоративной почты и странице пакетов для малого и среднего бизнеса; также вы можете связаться с нами, чтобы вместе спланировать миграцию.