پشتیبانی که فقط روی یک فلش USB است، در برابر باج‌افزار یا آتش‌سوزی بی‌فایده است. قوانین 3-2-1 و 3-2-1-1-0، داده‌هایی که باید پشتیبان‌گیری شوند، پشتیبان تغییرناپذیر، تست بازیابی و یک چک‌لیست هفتگی ساده را به زبانی قابل فهم برای هر کسب‌وکار کوچک توضیح می‌دهیم.
بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک فقط وقتی به فکر پشتیبان‌گیری می‌افتند که اتفاقی رخ داده است: دیسک کامپیوتر حسابداری از کار می‌افتد، کارمندی پوشهٔ اشتباهی را حذف می‌کند، یا کارکنان یک روز صبح می‌بینند نام همهٔ فایل‌ها تغییر کرده و پیام باج‌خواهی روی صفحه است. در آن لحظه فقط یک سؤال مطرح است: «آیا پشتیبان داریم و آیا کار می‌کند؟»
این راهنما برای کسب‌وکارهایی نوشته شده که تیم IT بزرگی ندارند. هدف ما این است که به زبانی ساده توضیح دهیم از چه چیزی، چگونه و کجا پشتیبان بگیرید و یک چک‌لیست در اختیارتان بگذاریم که از همین امروز بتوانید از آن استفاده کنید.
قانون 3-2-1 چیست؟
3-2-1 قانونی ساده اما قدرتمند است که سال‌هاست راهنمای پشتیبان‌گیری بوده است:
- 3 نسخه: دست‌کم سه نسخه از داده‌هایتان نگه دارید؛ یک نسخهٔ اصلی و دو نسخهٔ پشتیبان.
- 2 رسانهٔ متفاوت: پشتیبان‌ها را دست‌کم روی دو نوع رسانهٔ متفاوت ذخیره کنید، مثلاً یک دستگاه NAS و فضای ذخیره‌سازی ابری.
- 1 نسخه خارج از محل: دست‌کم یک نسخه را بیرون از دفتر و در مکانی دیگر نگه دارید.
منطق این قانون: هیچ رویداد واحدی (خرابی دیسک، آتش‌سوزی، سیل، سرقت، باج‌افزار) نباید بتواند همهٔ نسخه‌ها را هم‌زمان از بین ببرد. کامپیوتر دفتر و فلش USB کنارش ممکن است در یک آتش‌سوزی، یک سرقت یا یک حملهٔ باج‌افزاری با هم از دست بروند.
3-2-1-1-0: به‌روزرسانی برای دوران باج‌افزار
باج‌افزارهای امروزی به رمزگذاری فایل‌ها بسنده نمی‌کنند؛ به دنبال پشتیبان‌هایی می‌گردند که در شبکه به آن‌ها دسترسی دارند و آن‌ها را هم حذف یا رمزگذاری می‌کنند. به همین دلیل دو مورد دیگر به این قانون اضافه شده است:
- 1 نسخهٔ تغییرناپذیر یا آفلاین: دست‌کم یک پشتیبان روی رسانه‌ای قرار دارد که برای مدت مشخصی قابل حذف نیست (تغییرناپذیر) یا از شبکه جدا شده است.
- 0 خطا: پشتیبان‌ها به‌طور منظم بررسی می‌شوند و تست‌های بازیابی بدون خطا انجام می‌شوند.
مورد آخر همان است که بیش از همه نادیده گرفته می‌شود و از همه مهم‌تر است. پشتیبانی که تست نشده، پشتیبانی است که فکر می‌کنید وجود دارد، اما ممکن است وقتی به آن نیاز دارید باز نشود.
از چه چیزهایی باید پشتیبان بگیرید؟
کامپیوترهای کارکنان
افراد فایل‌ها را روی دسکتاپ، پوشهٔ Downloads یا Documents ذخیره می‌کنند. وقتی لپ‌تاپی خراب یا دزدیده می‌شود، آن فایل‌ها از دست می‌روند. از دسکتاپ، Documents و پوشه‌های کاری باید به‌صورت خودکار پشتیبان گرفته شود.
فایل‌سرور یا NAS
سرور یا NAS که پوشه‌های مشترک روی آن است، معمولاً ارزشمندترین داده‌های شرکت را در خود دارد: پیش‌فاکتورها، قراردادها، پروژه‌ها، پرونده‌های منابع انسانی. این داده‌ها هم به پشتیبان محلی نیاز دارند و هم به یک نسخهٔ ابری.
داده‌های حسابداری و ERP
پایگاه‌های داده حسابداری اغلب روی یک کامپیوتر یا سرور کوچک قرار دارند و جزو حیاتی‌ترین داده‌های شما هستند. حتی اگر از قابلیت پشتیبان‌گیری داخلی نرم‌افزار استفاده می‌کنید، مطمئن شوید آن فایل‌های پشتیبان در جای دیگری هم کپی می‌شوند. کپی فایل‌ها در زمانی که پایگاه داده باز است ممکن است خراب باشد؛ از روش پشتیبان‌گیری توصیه‌شده توسط نرم‌افزار استفاده کنید.
ایمیل
مکاتبات با مشتریان، پیش‌فاکتورها و تأییدیه‌ها در ایمیل هستند. بپرسید ارائه‌دهندهٔ ایمیل شما چگونه از داده‌ها پشتیبان می‌گیرد و یک پیام حذف‌شده تا چه مدت قابل بازیابی است.
Microsoft 365
بسیاری از کسب‌وکارهایی که از Microsoft 365 استفاده می‌کنند تصور می‌کنند از داده‌هایشان به‌طور خودکار پشتیبان گرفته می‌شود. Microsoft مسئول فعال نگه داشتن سرویس است، اما موارد حذف‌شده فقط برای مدت محدودی قابل بازیابی هستند و محافظت بلندمدت در برابر حذف تصادفی یا مخرب عمدتاً بر عهدهٔ مشتری است. برای داده‌های Exchange Online، OneDrive، SharePoint و Teams یک راهکار پشتیبان‌گیری جداگانه در نظر بگیرید.
سرورها و ماشین‌های مجازی
اگر سرور دارید، پشتیبان‌گیری از کل ماشین (سیستم‌عامل، تنظیمات، برنامه‌ها) به‌جای فقط فایل‌ها، به شما امکان می‌دهد پس از خرابی در عرض چند دقیقه به‌جای چند ساعت بازیابی کنید.
چرا پشتیبان تغییرناپذیر اهمیت دارد؟
پشتیبان تغییرناپذیر پس از نوشته شدن، برای مدتی که شما تعیین می‌کنید توسط هیچ‌کس قابل حذف یا تغییر نیست. حتی اگر مهاجم رمز عبور مدیر سیستم شما را بدزدد، نمی‌تواند پیش از پایان این مدت آن را حذف کند.
در عمل، این کار با نوشتن پشتیبان‌ها توسط نرم‌افزار پشتیبان‌گیری روی فضای ذخیره‌سازی ابری که از قفل آبجکت (object lock) پشتیبانی می‌کند انجام می‌شود. مدت نگهداری را متناسب با کسب‌وکارتان انتخاب کنید: باج‌افزار ممکن است هفته‌ها بدون جلب توجه در شبکه بماند، بنابراین به‌جای چند روز، دست‌کم چند هفته محافظت را برنامه‌ریزی کنید.
تفکیک هویت‌ها هم به همان اندازه مهم است. حسابی که به پشتیبان‌های ابری شما دسترسی دارد نباید همان حساب مدیری باشد که روزانه استفاده می‌شود و تا جای ممکن باید با احراز هویت دومرحله‌ای محافظت شود.
پشتیبان‌ها را تا چه مدت نگه داریم؟
مدت نگهداری به اندازهٔ خود پشتیبان اهمیت دارد. پشتیبانی که فقط سه روز اخیر را نگه می‌دارد، نمی‌تواند پوشه‌ای را که دو هفته پیش حذف شده نجات دهد یا شما را از حمله‌ای که هفته‌ها بی‌سروصدا در حال گسترش بوده بازیابی کند. یک نقطهٔ شروع عملی:
- پشتیبان‌های روزانه: دست‌کم 14 تا 30 روز نگه دارید. بیشتر حذف‌های تصادفی در همین بازه متوجه می‌شوند.
- پشتیبان‌های هفتگی: چند ماه نگه دارید، به‌عنوان لایه‌ای اضافه در برابر خطاها و حملاتی که دیر کشف می‌شوند.
- پشتیبان‌های ماهانه: بسته به الزامات قانونی و قراردادی نگهداری، یک سال یا بیشتر نگه دارید.
نگهداری طولانی‌تر به فضای بیشتری نیاز دارد، اما چون نرم‌افزارهای پشتیبان‌گیری امروزی فقط داده‌های تغییریافته را ذخیره می‌کنند، این افزایش معمولاً کمتر از انتظار است. از سوی دیگر، نگه نداشتن داده‌های شخصی بیش از حد لازم یکی از اصول اساسی KVKK است؛ پس مدت‌های نگهداری را با فهرست داده‌هایتان هماهنگ کنید. مکتوب کردن این مدت‌ها در یک سیاست پشتیبان‌گیری کوتاه، برای تیم شفافیت ایجاد می‌کند و نشان دادن رویه‌هایتان را هنگام ممیزی آسان می‌کند.
همگام‌سازی، پشتیبان‌گیری نیست
ابزارهای همگام‌سازی مانند OneDrive، Google Drive یا Dropbox بسیار راحت هستند، اما پشتیبان نیستند. وقتی فایلی را حذف می‌کنید یا باج‌افزار آن را رمزگذاری می‌کند، این تغییر ظرف چند ثانیه به نسخهٔ ابری می‌رسد. تاریخچهٔ نسخه‌ها و سطل زباله تا حدی محافظت می‌کنند، اما این محافظت از نظر زمان و دامنه محدود است. یک پشتیبان واقعی، نسخه‌های مستقل و مربوط به نقاط زمانی مشخص را به‌صورت جداگانه نگهداری می‌کند.
بازیابی‌هایتان را تست کنید
تنها هدف پشتیبان، بازیابی از آن است. بدون تست منظم به پشتیبان‌هایتان اعتماد نکنید:
- ماهانه: چند فایل تصادفی و یک پوشه را بازیابی کنید و بررسی کنید که باز می‌شوند.
- فصلی: پایگاه داده حسابداری را روی یک کامپیوتر آزمایشی بازیابی کنید و مطمئن شوید نرم‌افزار آن را باز می‌کند.
- سالانه: از دست رفتن کامل یک سرور را شبیه‌سازی کنید و بسنجید راه‌اندازی دوباره‌اش چقدر طول می‌کشد.
از نتایج تست‌ها یادداشت‌های کوتاه نگه دارید. این سوابق برای نشان دادن اقدامات فنی‌ای که برای امنیت داده‌ها طبق KVKK انجام می‌دهید نیز مفید هستند.
یک چک‌لیست هفتگی ساده
- گزارش نرم‌افزار پشتیبان‌گیری را بررسی کنید تا مطمئن شوید همهٔ کارهای هفتهٔ گذشته موفق بوده‌اند.
- علت هر کار ناموفق یا هشدار را پیدا و رفع کنید.
- با بررسی تاریخ آخرین پشتیبان، مطمئن شوید پشتیبان ابری به‌روز است.
- میزان پر بودن دیسک پشتیبان محلی یا NAS را بررسی کنید.
- اگر کامپیوتر، سرور یا پوشهٔ مهم جدیدی اضافه شده، مطمئن شوید در پشتیبان‌گیری گنجانده شده است.
- حساب کارکنانی که شرکت را ترک می‌کنند غیرفعال کنید، اما پیش از حذف داده‌هایشان از پشتیبان‌ها، الزامات نگهداری را در نظر بگیرید.
- با بازیابی یک فایل تصادفی، یک تست کوچک انجام دهید.
این کار بیش از پانزده دقیقه در هفته وقت نمی‌گیرد و می‌تواند در یک فاجعه از روزها خسارت جلوگیری کند.
اشتباهات رایج
- فقط فلش USB: فلش USB که همیشه به کامپیوتر وصل است، برای باج‌افزار فقط یک درایو دیگر است. در سرقت یا آتش‌سوزی هم همراه کامپیوتر از بین می‌رود.
- همگام‌سازی را پشتیبان دانستن: همان‌طور که گفته شد، حذف‌ها و رمزگذاری‌ها هم همگام می‌شوند.
- هرگز تست نکردن: کارهای پشتیبان‌گیری که ماه‌ها ناموفق بوده‌اند، تنها وقتی کشف می‌شوند که به آن‌ها نیاز دارید.
- یک رمز عبور برای همه‌جا: اگر سیستم پشتیبان‌گیری حساب مدیر شرکت را بپذیرد، مهاجم هم می‌تواند وارد آن شود.
- فراموش کردن داده‌های حیاتی: پایگاه‌های داده حسابداری، ایمیل و داده‌های Microsoft 365 اغلب از پشتیبان‌گیری جا می‌مانند.
- مدت نگهداری کوتاه: نگه داشتن فقط چند روز اخیر برای حذف یا حمله‌ای که دیر متوجه می‌شوید کافی نیست.
بسته‌های SMB از CloudRUX
برای کسب‌وکارهایی که ترجیح می‌دهند پشتیبان‌گیری، ایمیل و میزبانی را در یک بسته دریافت کنند تا اینکه هر کدام را جداگانه راه‌اندازی کنند، بسته‌های SMB ما را معرفی می‌کنیم:
| بسته | شامل | قیمت ماهانه (بدون مالیات بر ارزش افزوده) |
|---|---|---|
| Başlangıç (شروع) | میزبانی وب، 5 صندوق ایمیل، گواهی SSL | 9.90 USD |
| Ofis (دفتر) | میزبانی وب، 25 صندوق ایمیل، 250 GB پشتیبان‌گیری از کامپیوترها و فایل‌ها | 59 USD |
| Güvenli Ofis (دفتر امن) | بستهٔ Ofis، 1 TB پشتیبان تغییرناپذیر سرور، گزارش KVKK، بررسی ماهانه | از 129 USD |
اگر برای پشتیبان‌گیری از سرورها و ماشین‌های مجازی به پیکربندی انعطاف‌پذیرتری نیاز دارید، صفحهٔ CloudRUX BaaS (پشتیبان‌گیری به‌عنوان سرویس) را ببینید.
پرسش‌های متداول
پشتیبان‌گیری ابری چقدر طول می‌کشد؟
اولین پشتیبان همهٔ داده‌های شما را ارسال می‌کند، بنابراین بسته به سرعت اینترنت ممکن است مدتی طول بکشد. پس از آن فقط داده‌های تغییریافته ارسال می‌شوند؛ پس پشتیبان‌گیری بسیار سریع‌تر است و معمولاً به‌طور خودکار خارج از ساعات کاری انجام می‌شود.
اگر باج‌افزار حمله کند، پشتیبان ابری من آسیب می‌بیند؟
پوشه‌های همگام‌سازی ممکن است آسیب ببینند. اما پشتیبان‌های ابری که به‌صورت تغییرناپذیر ذخیره شده‌اند و با اطلاعات ورود جداگانه محافظت می‌شوند، حتی اگر مهاجم وارد شبکهٔ شما شود، قابل حذف یا رمزگذاری نیستند.
هر چند وقت یک بار باید پشتیبان بگیرم؟
از خودتان بپرسید: «از دست دادن داده‌های چند ساعت را می‌توانیم تحمل کنیم؟» برای بیشتر کسب‌وکارهای کوچک پشتیبان روزانه کافی است؛ برای داده‌هایی که سریع تغییر می‌کنند، مانند حسابداری و سیستم‌های سفارش، چند پشتیبان در روز امن‌تر است.
آیا نگهداری پشتیبان‌ها در ترکیه اهمیت دارد؟
پشتیبان‌ها حاوی داده‌های شخصی مشتریان و کارکنان هستند. پشتیبان‌هایی که در ترکیه نگهداری می‌شوند، از فرایندهای اضافی مربوط به انتقال به خارج طبق KVKK معاف‌اند و بازیابی هم سریع‌تر انجام می‌شود.
با CloudRUX از پشتیبان‌هایتان محافظت کنید
با CloudRUX می‌توانید از کامپیوترها، فایل‌سرور و سرورهایتان در دیتاسنترهایی در ترکیه و با نسخه‌های تغییرناپذیر پشتیبان بگیرید. گزینهٔ مناسب خود را در صفحه‌های بسته‌های SMB و BaaS پیدا کنید، یا برای بررسی مشترک وضعیت فعلی پشتیبان‌گیری‌تان با ما تماس بگیرید.